Geen deadlines bij Aurealis

• 25 oktober 2010,
• nog geen reacties

We geloven dat deadlines weinig toegevoegde waarde creëren, en vaak eerder last dan zegen zijn. Daarom werken we bij Aurealis slechts heel zelden tot nooit met deadlines. Lees vooral waarom, en hoe we dat aanpakken!

Een van de grote constanten bij Aurealis is dat we ons niet snel zullen vastpinnen op deadlines. Dat hebben we ons van in het begin voorgenomen, opgenomen in onze algemene voorwaarden (hoewel de overgrote meerderheid van de bedrijven dat wel vastlegt) en herhalen we ook op onze offertes. Daar geven we vaak een erg ruwe richttermijn mee, maar nooit een harde datum. En tot op heden hebben we nog geen enkele klant gehad die daarover gevallen is.

Soms moet het toch?

Uiteraard is het zo dat er vaak wel deadlines zijn: bedrijven willen een website waarmee ze live willen gaan tegen dat de activiteiten starten, of tegen een bepaalde datum, omdat er dan ook iets anders verandert. Vaak moet men als bedrijf zich ook naar dit nieuwe moment toe voorbereiden, bijvoorbeeld op het vlak van reclame. In die gevallen is er wel sprake van een deadline.

Maar heel vaak merken we dat bedrijven die zelf tijdig wakker schieten geen enkele deadline hoeven op te leggen. We kunnen de opdracht afwerken binnen de gestelde termijn. We hebben bijvoorbeeld zelfs een klant die in ons in maart al contacteerde voor een al bij al eenvoudige website die pas einde november moet live gaan! In dat geval kan je eigenlijk bezwaarlijk van een deadline spreken.

Vaak zijn klanten die schermen met deadlines de moeilijkste klanten, omdat ze ofwel zelf veel te laat wakker schoten, dan wel zelf een veel te lange beslissingsprocedure hebben eer het eigenlijke werk kan beginnen. U bent dus gewaarschuwd als u met zo'n deadline bij ons afkomt...

Wat we wel absoluut onbegrijpelijk vinden zijn bedrijven die zichzelf deadlines opleggen door te beloven dat ze een bepaald werk zullen opleveren tegen een door henzelf voorgestelde datum, en dit niet waarmaken. Dit getuigt naar ons inzien toch van een hopeloos gebrek aan inzicht en planning. Voor de goede verstaander, dit geldt niet alleen voor IT-bedrijven, ook anderen hebben er last van (ik denk bijvoorbeeld aan onze privé-renovaties...)

Waarom geen deadline?

Zoals eerder aangehaald kiezen wij vaak voor een alternatieve route, door een richttermijn op te geven, waarbij we duidelijk vermelden dat het een richtlijn is, en waarbij we ook zelf heel ruim rekenen. Hier zijn meerdere redenen voor:

• afhankelijkheid van de klant: we zijn voor ons werk voor een belangrijk deel afhankelijk van de klant en zijn feedback, en die kunnen we onmogelijk op voorhand inschatten
• er kan vaak vanalles misgaan: het zou niet de eerste keer zijn dat een last-minute wijziging of gebeurtenis ervoor zorgt dat de halve planning overhoop gegooid wordt. Zeker in ons geval (erg klein bedrijf) kan dit verregaande gevolgen hebben
• creatief proces: een deel van ons werk is een creatief proces, en hoewel creativiteit extern kan beïnvloed worden blijft het redelijk onvoorspelbaar. Soms is het er, soms moeten we er wat op “wachten”
• klanttevredenheid: we vinden het erg belangrijk dat een klant tevreden is van ons werk, niet alleen kwalitatief maar ook qua gevoel. En dat kan je beter nastreven door vroeger op te leveren dan te laat. Bovendien is dit voor een klant (die er vaak zelf nog moet leren mee werken) veel minder stresserend

Vooral de tijdsfactor vinden we erg belangrijk, omdat we al te vaak merken dat er door het opleggen van deadlines essentiële bouwstenen verloren gaan. Zo gebeurt het vaak dat er in IT tot tegen de deadline aan ontwikkeld wordt aan het programma, en dat dit ten koste gaat van goed testwerk. Dat laatste is echter uitermate belangrijk om een kwalitatief product op te leveren.

Door onszelf en onze klanten geen vaste deadline op te leggen kunnen we beiden werken tot het project (of het nu een belangrijke webapplicatie betreft, of een nieuwe website) grondig afgewerkt en getest is. Daar wint uiteindelijk iedereen bij.

Vaak zien we (zoals gezegd) dat dit voor onze klanten geen probleem geeft, omdat zij zelf ook open staan voor deze redenering, en dat ze goed beseffen dat “te weinig tijd” gewoon synoniem is voor “slechte kwaliteit”.

Klanten wiens tijdsframe we niet kunnen waarmaken zullen dit dan ook van bij het begin te horen krijgen. Zo gaat er zowel voor hen als voor ons geen extra tijd nutteloos verloren. Houden ze vast aan hun deadline, dan kunnen ze misschien beter te rade gaan bij collega's die er wel nog tijd voor hebben, houden ze er niet aan vast, dan kunnen we alsnog kijken op welke manier we er het beste van maken.